Ottimizzazione della stampa dei documenti

Uno studio IDC ha stimato che il costo dei processi di stampa incide in una percentuale variabile tra il 5% e il 15% sul fatturato aziendale.
Il costo globale dei processi di stampa include:

• l’acquisto del bene (in contanti o in leasing) oppure canone di noleggio
• i materiali di consumo (utilizzati e sprecati)
• la manutenzione e l’aggiornamento
• le ore di lavoro dedicate ai processi di stampa, archiviazione e gestione dei dispositivi di stampa
• il consumo di energia
• lo spazio fisico occupato
• la gestione amministrativa dei dispositivi (ad es. cespiti)
• l’addestramento del personale

All’interno dell’azienda e spesso difficile, pero, avere il pieno controllo di tutto cio che riguarda la creazione e la stampa dei documenti. Differenti figure professionali (o addirittura differenti reparti) si occupano dei vari aspetti della stampa: l'acquisto di macchine e consumabili, l'installazione e la manutenzione dei dispositivi, la stampa e l'archiviazione dei documenti sono operazioni tipicamente gestite in maniera indipendente, senza una vera e propria coordinazione.
Accade sovente che la sola leva di cui si  tiene conto per la riduzione dei costi e il prezzo di acquisto delle macchine. In tal modo, pero, si tende ad avere piu fornitori per lo stesso tipo di macchine: con la conseguenza non solo di rendere piu complesse (e, quindi, onerose) le operazioni amministrative e contabili, ma anche di non ottenere indicazioni univoche e coerenti  dai molteplici fornitori sulle modalita di implementazione dei prodotti acquistati.
Puo, quindi, accadere che a fronte di una diminuzione del prezzo di acquisto vi sia un aumento dei costi di gestione: una situazione, questa, poco vantaggiosa per l’azienda, soprattutto nel lungo periodo.
L'unica stima affidabile delle risorse richieste dalla stampa e quella del costo per copia, che tiene conto di tutti i fattori sopra elencati. Per arrivare a una valutazione precisa e necessario effettuare un'analisi approfondita dell'attivita dell'ufficio (o degli uffici) e determinarne le reali necessita.
Questa analisi va condotta da consulenti specializzati, dotati delle competenze e degli strumenti informatici idonei, e deve essere basata solamente su dati concretamente misurabili per poter condurre a benefici tangibili.
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